Le segnalazioni perverranno al Gestore delle Segnalazioni, che dovrà garantire sempre la segretezza dei dati di cui viene  a conoscenza eccetto i casi in cui delle segnalazioni e dell’istruttoria seguente debba essere informato il CDA/Direzione e l’Autorità Giudiziaria competente e/o ANAC.

1. 3. Compiti e responsabilità

Il Gestore delle Segnalazioni incaricato di ricevere e gestire le Segnalazioni oggetto della presente Policy ed ha ricevuto opportuna nomina come autorizzato.

Trascorsi 7 giorni lavorativi, dal ricevimento della Segnalazione, il Gestore deve dare riscontro al Segnalante ed avviare quanto necessario ad approfondire la questione proposta per concludere la gestione della Segnalazione entro 90 giorni lavorativi dalla data di ricevimento della stessa, attraverso comunicazione al segnalante e relazione al CDA/Direzione, comunicazione che deve contenere un rapporto scritto di quanto è stato svolto e accertato ed infine le decisioni adottate. Prima della scadenza dei 90 giorni, il Gestore, potrà chiedere al Segnalante di chiarire e/o integrare fatti e informazioni per consentire l’avvio delle verifiche interne. In questo periodo il termine per la conclusione delle indagini è sospeso. Trascorsi al massimo 20 giorni dall’invio della richiesta di chiarimenti, senza avere avuto dal Segnalante alcuna risposta, il Gestore, potrà decidere di archiviare la segnalazione. In caso di risposta da parte del Segnalante che richiedano ulteriori chiarimenti, dall’invio della nuova richiesta il termine di conclusione dell’indagine di 90 giorni viene sospeso nuovamente fino ad ulteriori 20 giorni. Anche in questo caso se non avrà risposta da parte del Segnalante, il Gestore potrà procedere con l’archiviazione.

 

Al termine dell’indagine il Gestore redigerà un rapporto finale con i seguenti esiti:

 

• Segnalazione archiviata per infondatezza;
• Segnalazione accolta e inviata al CDA;
• Segnalazione accolta ed inviata all’A.N.A.C.;
• Segnalazione accolta ed inviata alla Procura della Repubblica

 

Nel caso di trasmissione della Segnalazione ad altre strutture/funzioni/terzi per lo svolgimento delle attività istruttorie, come per esempio l’invio della segnalazione all’A.N.A.C., dovrà essere inoltrato solo il contenuto della segnalazione, escludendo tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante, salvo che ciò non sia possibile per le caratteristiche delle indagini da svolgere. In una tale ipotesi, su chi sia stato coinvolto a supporto del Gestore gravano i medesimi doveri di comportamento volti ad assicurare la riservatezza del Segnalante.

 

Sarà compito delle strutture incaricate effettuare tutte le verifiche necessarie ed inviare al Gestore una relazione sulle attività di indagine svolte e sull’esito degli accertamenti effettuati.

 

Sulla base degli elementi informativi forniti, il Gestore valuta:

 

• se procedere con l’archiviazione della Segnalazione per assenza oggettiva di comportamento illecito e/o irregolarità ovvero per assenza di evidenti e/o ragionevoli presupposti per avviare ulteriori approfondimenti;
• se avviare un’attività di audit ovvero di indagine/verifica interna;
• se sia necessario coinvolgere l’Autorità Giudiziaria;
• se sia necessario coinvolgere organi amministrativi o autorità indipendenti investite di funzioni di vigilanza e controllo (es. ANAC);
• se e quali funzioni del Sistema CNA Forlì-Cesena coinvolgere in caso di Segnalazione in “mala fede” (vale a dire di Segnalazione manifestamente opportunistica e/o effettuata con dolo o colpa grave) per la definizione delle eventuali azioni da intraprendere nei confronti del Segnalante.

 

In caso di accertata fondatezza della Segnalazione, il Sistema CNA Forlì-Cesena adotta gli opportuni provvedimenti e le necessarie azioni a propria tutela e a tutela dei segnalanti o dei soggetti che possono essere coinvolti della segnalazione.

Eventuali provvedimenti disciplinari nei confronti del Segnalato, non verranno comunicati al Segnalante il quale avrà notizia solo del rapporto finale di segnalazione ma senza entrare nei particolari di eventuali sanzioni.

É cura del Gestore, garantire:

 

• la tracciabilità delle Segnalazioni e delle relative attività istruttorie;
• la conservazione della documentazione inerente alle Segnalazioni ed alle relative attività di verifica, in appositi archivi informatici, assicurando gli opportuni livelli di sicurezza/riservatezza;
• la conservazione delle Segnalazioni e della documentazione a queste ultime inerente per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati e comunque non superiori ai 5 anni dalla data di comunicazione dell’esito della segnalazione

 

Le funzioni coinvolte nelle attività di riscontro della fondatezza della Segnalazione assicurano, ciascuna per quanto di competenza, la tracciabilità dei dati e delle informazioni e provvedono alla conservazione e archiviazione della documentazione prodotta, cartacea e/o elettronica, in modo da consentire la ricostruzione delle diverse fasi del processo stesso.

 

1. 4. Riservatezza e divieto di ritorsione e/o di misure discriminatorie

Il Sistema CNA Forlì-Cesena assicura la presa in carico, nei modi sopra descritti, di tutte le Segnalazioni pervenute. È compito del Gestore garantire la riservatezza del Segnalante sin dal momento della presa in carico della Segnalazione, anche al fine di evitare il rischio di ritorsioni e/o discriminazioni ai danni di chi effettui la Segnalazione.

Fermi restando i diritti riconoscibili in capo al Segnalante ai sensi degli artt. 15 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679, la Segnalazione e la documentazione allegata non può essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di eventuali richiedenti.

Ad eccezione dei casi in cui si configuri una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 c.c., nonché delle ipotesi in cui l’anonimato non è opponibile per legge (come, per esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del Segnalante è comunque protetta in ogni fase successiva alla Segnalazione; pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del Segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso.

 

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del Segnalante può essere rivelata al Direttore/Amministratore Delegato e/o alla Responsabile delle Risorse Umane in qualità di titolare dei procedimenti disciplinari e/o all’incolpato solo nei casi in cui:

• vi sia il consenso espresso del Segnalante;
• la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata unicamente sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, come da quest’ultimo richiesto e motivato per iscritto. In tale circostanza, spetta alla Responsabile delle Risorse Umane del Sistema CNA Forlì-Cesena titolare dei procedimenti disciplinari valutare la richiesta dell’interessato e se ricorra la condizione di assoluta indispensabilità della conoscenza del nominativo del Segnalante ai fini della difesa. Qualora la ritenga fondata, la responsabile delle Risorse Umane dovrà avanzare richiesta motivata al Gestore, contenente un’esposizione chiara e precisa delle ragioni per le quali risulti indispensabile la conoscenza dell’identità del Segnalante.

 

Gravano sul Direttore/Amministratore Delegato e alla Responsabile delle Risorse Umane del Sistema CNA Forlì-Cesena gli stessi doveri di comportamento, volti alla riservatezza del Segnalante, a cui è tenuto il Gestore delle Segnalazioni.

In ogni caso, il trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e/o citate nelle Segnalazioni effettuate ai sensi della presente Policy avrà luogo, in quanto compatibili, in conformità alla normativa vigente ed alle procedure del Sistema CNA Forlì-Cesena in materia di tutela dei dati personali.

 

Il Sistema CNA Forlì-Cesena non consente né tollera nei confronti del Segnalante atti di ritorsione o discriminazione, diretti o indiretti, aventi effetti sulle condizioni di lavoro per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione. Per misure ritorsive e/o discriminatorie si intendono tutte le azioni disciplinari ingiustificate ed ogni altra forma di ritorsione che determini un downgrade delle condizioni di lavoro.

La violazione dell’obbligo di riservatezza ovvero il compimento di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del Segnalante è fonte di responsabilità disciplinare, fatta salva ogni ulteriore forma di responsabilità prevista dalla legge.

È altresì vietata ogni forma di ritorsione o discriminazione avente effetti sulle condizioni di lavoro di chi collabora alle attività di riscontro della fondatezza della Segnalazione.

Il soggetto che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver segnalato un illecito o irregolarità deve informare, in modo circostanziato, il gestore che, nel caso di riscontro positivo, segnala l’ipotesi di discriminazione alle strutture, funzioni o organi competenti.

 

Fermo restando quanto sopra, sono comunque fonte di responsabilità, eventuali forme di abuso della presente Policy, quali le Segnalazioni, che si rivelano infondate, manifestamente opportunistiche e/o effettuate con dolo o colpa grave (cd “Segnalazioni in malafede”).

 

1. 5. Abusi e Tutela

Il Sistema CNA Forlì-Cesena si impegna ad evitare situazioni in cui il Segnalante abusi della procedura per ottenere vantaggi personale a danno del Segnalato. Il Segnalante è chiamato a dichiarare l’esistenza di eventuali conflitti di interesse e a specificare l’impegno a riferire quanto di sua conoscenza secondo verità.

 

Al fine di evitare che l’istituto del Whistleblowing venga utilizzato abusivamente e in malafede, il Sistema CNA Forlì-Cesena, impregiudicata la responsabilità penale e civile del Segnalante, nell’ipotesi di Segnalazione calunniosa di abuso o strumentalizzazione intenzionale della procedura di Whistleblowing, Segnalazione in “mala fede”, vale a dire di Segnalazione manifestamente opportunistica e/o effettuata con dolo o colpa grave, può avviare procedure disciplinari.

 

L’abuso dell’istituto della Segnalazione può aversi:

 

• Segnalante che segnali situazioni non comprese tra quelle sopra elencate e che rientrano nella procedura Whistleblowing come prevista dalla normativa e dalla presente Policy;
• Segnalante che riporti falsamente un fatto solamente per arrecare un danno alla persona segnalata;
• Segnalante che abbia partecipato a comportamenti irregolari unitamente ad altri soggetti e attraverso la segnalazione cerchi di assicurarsi una sorta di “immunità” da future sanzioni disciplinari;
• Segnalante che voglia utilizzare la procedura di Whistleblowing come possibile scambio per ottenere la riduzione o l’esclusione di una precedente sanzione disciplinare o per ottenere benefici come bonus o promozioni.

 

Al fine di evitare eventuali abusi, in assenza di riscontri oggettivi a seguito dell’istruttoria espletata dal Gestore delle Segnalazioni, il Sistema CNA Forlì-Cesena non procederà a comminare alcuna sanzione disciplinare al soggetto segnalato. Verrà valutato eventualmente se del caso procedere con sanzioni disciplinari verso il Segnalante.

 

7.  DESTINATARI DELLA POLICY

La presente Policy deve avere la massima diffusione possibile.

A tal fine, viene resa disponibile sul sito web del Sistema CNA Forlì-Cesena ed inviata a tutti i dipendenti, addetti e collaboratori attraverso l’indirizzo email istituzionale.

Il Gestore stesso individua le più opportune iniziative per assicurare la massima diffusione della presente Policy ed il corretto recepimento dei suoi contenuti.

 

8. ENTRATA IN VIGORE E PERIODO DI CONSERVAZIONE DATI

La presente procedura entra in vigore a partire dal 15 Luglio 2023

I dati personali raccolti per le finalità sopra esposte saranno conservati dal Sistema CNA Forlì-Cesena per il tempo necessario all’accertamento della fondatezza della segnalazione e, se del caso, all’adozione dei provvedimenti disciplinari conseguenti e/o all’esaurirsi di eventuali contenziosi avviati a seguito della segnalazione e, comunque, non oltre 5 anni dalla chiusura della procedura, vale a dire dalla data della comunicazione dell’esito della segnalazione.

Successivamente tali dati saranno distrutti (diritto all’oblio) o resi in forma anonima (pseudonimizzazione) se necessari per finalità statistiche o di storicizzazione.

 

 

 

Forlì, 15 Luglio 2023